Cовместная работа над процессами - работа в команде

Работа в команде

Предупреждение Одновременная работа с одной диаграммой из нескольких вкладок или браузеров пока не поддерживается. Командная работа в система в работе предназначена для того, чтобы экономить ваше время за счет: - Все видят одни и теже процессы - Все процессы в актуальном состоянии - Не надо пересылать файлы и ссылки - Все изменения версионируются и можно откатиться к пред. версиям, если кто-то что-то сломал - Можно посмотреть, чем текущая версия отличается от предыдущей. 3 типа командной работы В системе существует несколько способов поделиться своей работой с коллегами: 1. на уровне процесса; 2. на уровне команды; 3. на уровне предприятия. Чем ближе выданы права к диаграмме, тем они сильнее. Т.е. права на уровне процесса сильнее прав на уровне папки. А на уровне папки - сильнее чем на уровне команды. На уровне процесса - поделиться конкретной диаграммой Это способ работает когда нужно просто поделиться одной диаграммой. Он описан в функции Поделиться диаграммой Совет Этот вариант хорошо работает, когда вы не хотите приглашать человека в вашу команду, но вам нужно поделиться с ним группой каких-то процессов. Управление командой Команда - это группа людей, которые вместе работают над одними процессами. Например, у вас есть команда "Кредитные карты", в которой 10 человек и все они работают с продуктом "Кредитная карта". Участники команды, в отличии от всех других способов совместной работы, получают такие приемущества: 1. Видят все диаграммы всех участников команды автоматически, без необходимости предоставлять права 2. Видят структуру папок 3. Работают по общим требованиям, правилам качества описания процессов 4. У них общие: - роли - элементы архитектуры - шаблоны регламентов Предупреждение Доступность диаграмм для членов команды определяется по ее участникам. Участник входит в команду - его диаграммы всем видны. Участник уволился и его убрали из команды - диаграммы не видны. Чтобы избежать недоступности диаграмм после увольнения сотрудников используйте кнопку Сделать себя автором процессов перед тем, как удалить участника. Cоздание команды Создать команду может любой пользователь системы на странице Команда Совет Создание команды в первый раз включает бесплатный тестовый период для ознакомления со всеми функциями системы. Попробуйте! Приглашение в команду Чтобы команда работала, люди должны иметь учетные записи в системе и вступить в команду. Есть несколько способов вступить в команду. О них мы рассказали в статье Приглашение в команду и удаление, выход из команды По почте При создании команды на одноименной странице Команда или при нажатии на кнопку "пригласить по почте" вы можете указать почтовые ящики ваших коллег, которые еще не зарегистрированы в шторме Предупреждение Поскольку приглашение по почте связано с отправкой писем от нашего имени, у нас встроена защита от спама. Не отправляйте больше 5 приглашений за раз. По ссылке Самый удобный вариант - получить ссылку по кнопке "Пригласить по ссылке" и отправить его коллегам удобным Вам способом. Перейдя по ней они смогут присоедениться к команде. В этом случае у них будут права на чтение, их можно будет сменить позднее. По домену Если ваша организация имеет свой домен, например stormbpmn.com , то вы можете указать его в настройках команды. Тогдай любой человек с такой почтой, например d.kotov@stormbpmn.com, получат возможность вступить в вашу команду. Тоже хороший способ собрать всех коллег вместе. Указываете домен и говорите "Регистрируемся с рабочих почт и вступаем в команду!". Управление статусами и правами В команде есть 2 статуса: 1. Админ — управляет командой, её участниками, её объектами: роли, элементы архитектуры (создание, редактирование, удаление) и т.д. У него права должны быть "Чтение и изменение". 2. Участник — рядовой пользователь, участвующий в команде и он Не может управлять командой, её объектами. Его возможности определяются правами. В команде есть 2 набора базовых прав: 1. Чтение и изменение — НЕ может создавать роли и элементы архитектуры, НЕ может менять настройки команды. Может редактировать папки и диаграммы коллег. 2. Только чтение — НЕ может редактировать диаграммы коллег, папки, создавать и редактировать роли, элементы архитектуры. Может и редактировать только свои диаграммы. Управление правами осуществяется путем выбора участника из списка команды и нажатия на кнопку "Изменить права". Примечание Админу доступно редактировать состав и матрицу привилегий системных групп (Администраторы, Чтение и редактирование, Только чтение). Это позволяет гибко настраивать права участников под нужды вашей команды. Гранулярные права Функция гранулярных прав позволяет админу команды выдавать её участникам индивидуальные наборы прав к каждому типу объектов системы: папки, роли, элементы архитектуры, оргструктура, реестр процессов и т.д. Подробнее о том как назначить участнику команды гранулярные права Гранулярные права позволяют админу команды выдавать участникам индивидуальные наборы прав к каждому типу объектов системы: папки, роли, элементы архитектуры, оргструктура, реестр процессов и т.д. Также доступны гранулярные права на диаграммы: - Свои диаграммы — права на создание, редактирование и удаление собственных диаграмм. - Диаграммы команды — права на редактирование и удаление диаграмм, созданных другими участниками команды. Эти настройки позволяют гибко управлять тем, кто может изменять общие процессы, а кто работает только со своими схемами. Подробнее о том как назначить участнику команды гранулярные права Удаление участника из команды Админ команды имеет возможность удалить участника из команды. При удалении система выдаст меню выбора что делать с моделями (схемами) удаляемого участника: а) Оставить в команде. В этом случае право владения этими моделями перейдёт к админу, который удаляет участника из команды и после удаления участника они станут ему недоступны или б) Отдать пользователю. В этом случае модели станут недоступны команде и с них исчезнут роли, ЭА При необходимости оставить в команде дубликаты этих моделей, их надлежит скопировать из аккаунта удаляемого участника в аккаунт админа команды или другого её участника - как скопировать диаграмму вместе с ролями, элементами архитектуры и другими данными из одного аккаунта в другой. Сделать себя автором моделей процессов Забрать право владения моделей Админу команды доступно в любой момент, в том числе и перед тем как удалять участника из команды Частые вопросы В: Можно ли одному пользователю быть участником нескольких команд одновременно? О: Нет. Один аккаунт может быть участником только одной команды. Чтобы участвовать во второй команде, нужен второй, отдельный аккаунт (с другим e-mail). В: Как создать вторую команду? О: Один аккаунт ведёт только одну команду. Для второй команды зарегистрируйте отдельный аккаунт и создайте команду в нём на странице «Команда». В: Как поделиться своими материалами с коллегами, чтобы они их видели? О: Пригласите коллег в команду (по e-mail, по ссылке или по домену) — тогда они автоматически видят все диаграммы участников команды. Чтобы поделиться отдельной диаграммой без приглашения в команду, используйте кнопку «Поделиться» в верхнем меню редактора и укажите e-mail получателя. Для расширения команды нужно добавить (докупить) лицензии. В: Можно ли изменить права системных групп (Администраторы, Чтение и редактирование, Только чтение)? О: Да. Администратор команды может редактировать состав и матрицу привилегий системных групп. Это позволяет адаптировать стандартные права под нужды вашей команды. В: Как назначить гранулярные права при приглашении нового участника? О: В форме приглашения (по почте или по ссылке) есть поле «Группы прав». Если в команде созданы кастомные группы гранулярных прав, вы можете выбрать их для участника сразу при приглашении. В: Что такое гранулярные права на диаграммы «свои» и «команды»? О: Это настройки, которые позволяют разделить права на собственные диаграммы участника и на диаграммы других членов команды. Например, можно разрешить участнику редактировать только свои схемы, но запретить изменять процессы коллег.

Гранулярные права - предоставить участнику набор прав на определенные объекты системы

Видео с примером предоставления участнику команды прав на создание, чтение, редактирование ролей, элементов архитектуры Краткое видео с примером - https://www.youtube.com/watch?v=whNBh6w2ijo Если не показывает, то посмотрите его в ВК-видео - https://vkvideo.ru/video-227313390_456239189 Более подробно - 36 минута вебинара на котором представили эту функцию https://www.youtube.com/watch?v=zxpAieua02k&t=2160s В ВК-видео - https://vkvideo.ru/video-227313390_456239194?t=32m01s

Папки и теги

Папки и тэги - предназначены для организации хранения диаграмм бизнес-процессов и их структурирования по общему признаку. Таким признаком может быть принадлежность к направлению деятельности, продукту, функции, подразделению компании, владельцу процесса и т.п. Что является таким признаком Вы определяете сами, исходя из своих целей. Папки и тэги помогают группировать связанные диаграммы процессов под "общим флагом". Это облегчает их поиск, управление ими. И особенно полезно при работе с большим количеством схем и сложной связанностью между ними. Примечание Папки - это часть платной подписки TEAM или Enterprise. Без подписки их использование невозможно. Предупреждение Готовим описание по новой версии шторма

Приглашение в команду, выход из команды, удаление админом

В Stormbpmn вы можете приглашать коллег в команду, управлять их правами и при необходимости удалять участников. В этой статье описаны все основные операции администратора и участника команды. Приглашение человека незарегистрированного в шторме - приглашение по почте Используйте этот способ, если коллега ещё не зарегистрирован в Stormbpmn. 1. Перейдите в раздел Настройки команды → Участники. 2. Выберите вкладку Редакторы или Читатели в зависимости от того, какие права хотите дать коллеге. 3. Нажмите кнопку Пригласить по почте. 4. В открывшемся диалоге введите электронные почты коллег (можно указать несколько через Enter) и выберите категорию доступа. 5. Нажмите Пригласить по почте для отправки. Приглашение будет отправлено на указанные адреса. Если пользователь уже зарегистрирован в сервисе — система об этом сообщит и предложит использовать приглашение по ссылке. Приглашенному человеку придёт подобное письмо И ему надлежит нажать на кнопку Перед ним откроется меню присоединения к команде: Приглашение для пользователя шторма - приглашение по ссылке Если коллега уже зарегистрирован в Stormbpmn, используйте ссылку-приглашение. 1. Перейдите в Настройки команды → Участники. 2. Нажмите кнопку Пригласить по ссылке. 3. Ссылка автоматически скопируется в буфер обмена — вы увидите уведомление «Ссылка скопирована в буфер обмена». 4. Отправьте ссылку коллеге любым удобным способом (мессенджер, email). Ссылка имеет формат https://stormbpmn.com/app/team/auth?teamId=... Как админу оставить модели в команде при удалении участника из команды - сделать себя автором процессов, созданных участником, удаляемым из команды Присоединение к команде После переходапо ссылке или клика в письме-при по ней откроется меню присоединения к команде Как выйти из команды Обычный участник (не администратор) может покинуть команду самостоятельно. 1. Перейдите в Настройки команды → Участники. 2. Нажмите кнопку Выйти из команды в верхней части страницы. 3. В появившемся диалоге прочитайте предупреждение: роли и исполнители (ЭА) будут удалены из ваших диаграмм без возможности восстановления. 4. Введите название команды в поле для подтверждения. 5. Нажмите кнопку подтверждения. Важно: администратор не может покинуть команду самостоятельно. Чтобы выйти из команды, администратору нужно сначала передать права администратора другому участнику. Удаление участника администратором Администратор может удалить любого участника команды. 1. Перейдите в Настройки команды → Участники. 2. Найдите нужного участника в таблице и нажмите кнопку с тремя точками (⋮) в столбце «Действия». 3. Выберите пункт Удалить. 4. В диалоге подтверждения выберите, что делать с диаграммами пользователя: - Оставить в команде — диаграммы остаются в команде, владельцем станет администратор, пользователь потеряет доступ. - Отдать пользователю — диаграммы переносятся в личное пространство пользователя, команда теряет доступ. Роли и исполнители (ЭА) будут удалены с диаграмм без возможности восстановления. 5. Введите имя пользователя в поле для подтверждения. 6. Нажмите Удалить пользователя. Частые вопросы В: Что значит кнопка «Пригласить по ссылке» — можно ли пригласить незарегистрированного пользователя? О: Нет. Приглашение по ссылке предназначено только для пользователей, которые уже зарегистрированы в Stormbpmn. Для незарегистрированных коллег используйте кнопку «Пригласить по почте». В: Я администратор — почему я не вижу кнопку «Выйти из команды»? О: Администратор не может покинуть команду самостоятельно. Сначала назначьте другого участника администратором, после чего кнопка станет доступна. В: Что произойдёт с диаграммами удалённого участника? О: При удалении участника система предложит два варианта: оставить диаграммы в команде (владельцем станет администратор) или отдать диаграммы пользователю (они перейдут в его личное пространство). В последнем случае (отдать диаграммы пользователю) роли и элементы архитектуры будут удалены с диаграмм без возможности восстановления. В: Можно ли изменить права участника без удаления? О: Да. Нажмите кнопку ⋮ рядом с участником и выберите Изменить права.

Как дать доступ к папке отдельной группе участников команды

Папки с моделями по умолчанию видят все участники команды. Если папку должны видеть только несколько человек — например отдел продаж или рабочая группа проекта, — доступ к ней ограничивают группами участников. Что потребуется - тариф Team или выше; - права администратора команды — у остальных участников пункт «Доступ групп» в меню папки не появится; - в Enterprise-версии — обновление Storm до релиза сентября 2026 года или новее: в более старых сборках такого пункта меню ещё нет. Ограничение настраивается на обычных папках команды. Для служебных папок (например, «Без папки») пункт недоступен. Шаг 1. Создать группу участников Доступ выдаётся не отдельным людям, а группе. В левом меню разделов открыть «Настройки» → «Группы и привилегии» и нажать «Создать группу». Раздел «Группы и привилегии» В открывшемся окне ввести «Название группы» и выбрать коллег в поле «Пользователи». Состав группы можно поменять в любой момент: пустая группа доступ никому не откроет. Окно создания группы Системные группы — «Администраторы», «Чтение и редактирование», «Только чтение» — в настройках доступа к папке не предлагаются, поэтому нужна своя группа. Шаг 2. Ограничить доступ к папке Нажать правой кнопкой мыши по папке в дереве папок (или на кнопку меню папки справа от названия) и выбрать «Доступ групп». Пункт «Доступ групп» в меню папки В окне «Доступ к папке» включить переключатель «Ограничить доступ к папке». Затем выбрать группы в поле «Выберите группы...», указать уровень — «Просмотр» или «Редактирование» — и нажать «Добавить». Уровень у добавленной группы меняется в таблице ниже, лишнюю группу убирает крестик в конце строки. Под таблицей показано, сколько человек получат доступ. Остаётся нажать «Сохранить». Окно «Доступ к папке» Ограничение действует и на вложенные папки. Если открыть настройки доступа у вложенной папки, появится подсказка, что правила родительской папки уже действуют здесь. Как понять, что доступ ограничен У папки с ограничением появляется значок щита, подсказка при наведении — «Доступ ограничен группами». Пока переключатель не включён, значка нет и папку видят все участники команды. Значок щита у папки Кто видит папку после ограничения - участники групп из списка — в рамках выданного уровня: «Просмотр» или «Редактирование»; - администраторы команды — видят все папки и модели; - автор модели — всегда видит свои модели, даже если папка закрыта. Остальные участники не увидят ни папку, ни её модели — ни в списке моделей команды, ни в поиске. Частые вопросы В: В меню папки нет пункта «Доступ групп». О: Пункт доступен только администратору команды на тарифе Team и выше. Если тариф и права в порядке, а пункта нет, проверить тип папки — у служебных папок настройки доступа нет. В Enterprise-версии пункт появляется после обновления Storm до релиза сентября 2026 года или новее. В: Включили ограничение, но ни одной группы не добавили. Что увидит команда? О: Появится предупреждение «Список пуст: папку не увидит никто, кроме админов и авторов моделей». Папка останется видна только администраторам команды и авторам моделей из неё. В: Участник добавлен в группу, но папку не видит. О: Проверить, сохранились ли настройки доступа и состоит ли человек именно в той группе, которой выдан доступ. У участников с просмотровой лицензией доступ в любом случае остаётся только на чтение. В: Как снять ограничение? О: Открыть «Доступ групп» у папки, выключить переключатель «Ограничить доступ к папке» и нажать «Сохранить». Папка снова станет видна всем участникам команды. В: Нужно закрыть одну модель, а не всю папку. О: Для отдельной модели используется видимость модели — её можно скрыть от команды, оставив доступ только автору и тем, кому модель отправили по ссылке. Частые формулировки «дать доступ к папке только одной группе», «закрыть папку от части команды», «кто видит папку с моделями», «ограничить доступ к папке группами», «настроить права на папку», «скрыть папку от участников команды», «значок щита у папки», «нет пункта Доступ групп».