Роли и Элементы архитектуры

Роли

Что такое Роль Роли это отличный инструмент для указания исполнителей задач. Под ролью понимается исполнитель конкретной задачи в процессе или процессах (т.к. Роли - это справочник, который можно переиспользовать). Роли это правильная и хорошая альтернатива дорожкам. Роль - это испольнитель задачи. Роль это не должность. 1 задача = 1 роль = N (несколько) должностей. Одну роль может выполнять несколько должностей. Например, роль "Инициатор закупки товаров для нужд компании". Её может выполнять несколько должностей в одной компании: офис-менеджер, бухгалтер, заведующий хозяйством, администратор А может и одна должность выполнять несколько ролей. Например, директор компании может выполнять роль, исполняющую административные задачи, а также роль, выполняющую юридические задачи, функции ведения бухгалтерского учёта, кадровую работу и т.д ВНИМАНИЕ: Роли и переход в другую команду, выход из команды Роли это объекты команды, а не пользователя. При выходе из команды, переходе в другую команду, роли удаляться с диаграмм и не будет их оверлеев на диаграммах (без возможности восстановления). Передача диаграмм с ролями в другую команду: Доступно создать дубликат вашей диаграммы в другом аккауте. Для этого: 1. в одном аккаунте (источнике) предоставить доступ к диаграммам, указав е-мейл аккаунта адресата или предоставить анонимный доступ 2. в другом аккаунте (получателе) открыть диаграммы по ссылкам предоставления доступа и в верхнем меню нажать кнопку “Дублировать” или на главной странице справа вверху нажать на “+”, в раскрывшемся списке выбрать BPMN и в открывшемся окне нажать на “Скоприровать модель” и далее вставить ссылку на копируемую диаграмму Создание ролей Примечание Создавать роли может только администратор команды. Роли - это часть платной подписки TEAM или Enterprise. Без подписки использовать их не получится. - в правом меню: image 1. Встаньте на задачу 2. Нажмите "+" Роль Откроется меню редактирования роли image 1. Впишите название роли 2. Выберите тип роли 3. Внесите стоимость работы в час 4. Выберите цвет оверлея роли 5. Сохраните роль ... пример создания роли image - в меню подробностей: image 1. Встаньте на задачу 2. Откройте меню подробностей 3. Нажмите "+" Роль 4. откроется меню редактирования роли - в справочнике ролей на странице Все роли image Откроется меню редактирования роли В разработке C помощью загрузки из .csv (разделитель - запятая, кодировка UTF8): image Редактирование роли Редактирование роли доступно - в редакторе процесса image Откроется меню редактирования роли - в справочнике ролей на странице Все роли image Откроется меню редактирования роли Удаление роли Удалять роли можно только в справочнике ролей, по ссылкеopen in new window. image Примечание Удалить роли не получится, пока они привязаны к задачам на процессах. Отвяжите их перед удалением.

Элементы архитектуры

Что такое элементы архитектуры (ЭА)? Элементы архитектуры (ЭА) предназначены для указания ресурсов и объектов, используемых для выполнения задачи. Элементы архитектуры являются обогащённой альтернативой таким элементам BPMN, как объект данных и артефакты. Они позволяют не перегружать диаграмму, а включение их отображения раскрывает информацию о процессе и улучшает его понимание. Совет Элементы архитектуры образуют справочник. Созданные Элементы можно использовать в нескольких диаграммах. Основные их типы: - Система - программное обеспечение, используемое для выполнения пользовательской или сервисной задачи; - Документ - артефакт, содержащий контекст бизнес-процесса; - Коммуникация - отражает способ, канал коммуникации; - Действие - используют для типизации действий, абстрактных задач и ручных операций. Дополнительные типы: клиент; сущность; прочее. Примечание На схеме оверлеями отображаются только два основных элемента архитектуры: Система и Документ ВНИМАНИЕ: Элементы архитектуры и переход в другую команду, выход из команды Элементы архитектуры (ЭА) это объекты команды, а не пользователя. При выходе из команды, переходе в другую команду, ЭА удаляться с диаграмм и не будет их оверлеев на диаграммах. Передача диаграмм с ЭА в другую команду: Доступно создать дубликат вашей диаграммы в другом аккауте. Для этого: 1. в одном аккаунте (источнике) предоставить доступ к диаграммам, указав е-мейл аккаунта адресата или предоставить анонимный доступ 2. в другом аккаунте (получателе) открыть диаграммы по ссылкам предоставления доступа и в верхнем меню нажать кнопку “Дублировать” или на главной странице справа вверху нажать на “+”, в раскрывшемся списке выбрать BPMN и в открывшемся окне нажать на “Скоприровать модель” и далее вставить ссылку на копируемую диаграмму Создание ЭА Примечание Создавать Элементы архитектуры может администратор команды или участник, наделенный им соответствующим правом. Элементы архитектуры - это часть платной подписки TEAM или Enterprise. Без подписки их использование невозможно. При создании Элемента архитектуры можно указать: - Внешний ID - идентификатор элемента в другой системе. Будет полезно, если вы загружаете элементы из других систем. - Ссылка во внешней системе - ссылка на внешнюю систему. Будет красиво отображаться, если заполнена. Поддерживается плейсхолдер. - Статус - отображет информацию о том, в каком состоянии находится Элемент архитектуры. - Цвет - используется в оверлеях. - в правом меню image 1. Встаньте на задачу 2. Нажмите "+" Элемент архитектуры Откроется меню редактирования элемента архитектуры image 1. Впишите название элемента архитектуры (ЭА) 2. Выберите тип ЭА 3. Выберите цвет оверлея для отображения ЭА на схеме 4. Укажите ID элемента архитектуры во внешнем источнике 5. Впишите ссылку на ЭА во внешней системе 6. Установите статус ЭА 7. Сохраните ЭА ... видео с примеромimage - в меню подробностей: image 1. Встаньте на задачу 2. Откройте меню подробностей 3. Нажмите "+" Элемент архитектуры 4. откроется меню редактирования элемента архитектуры - в справочнике ЭА image Откроется меню редактирования элемента архитектуры - загрузкой из файла CSV В разработке Разделитель - запятая, кодировка - UTF8. Пример файла CSV - - по REST API Доступно на тарифе ENTERPRISE Редактирование ЭА Редактирование Элементов архитектуры доступно - в интерфейсе процесса image Откроется меню редактирования элемента архитектуры - в справочнике ЭА image Откроется меню редактирования элемента архитектуры** ** Удаление ЭА Удалить Элемент архитектуры можно только в справочнике элементов Предупреждение Если Элемент архитектуры использован в диаграмме, то система не позволит его удалить Тут же можно просмотреть перечень диаграмм в которых он использован. image Отвяжите его перед удалением. Пользовательские элементы архитектуры Система позволяет вводить свои типы элементов архитектуры. Типичной практикой является создание своих справочников: - Метрик - Функциональных разрывов - Проектов - Рисков - Типа операций - Оборудования и т.д. Это отличный способ описывать те аспекты процессов, которые интересуют именно вашу организацию. Создание типов пользовательских ЭА доступно только в справочнике ЭА alt text 1. Нажмите Определение элементов: 2. Выберите иконку, которая будет использоваться в оверлееях. 3. Впишите название типа для справочника. Код автоматически создаст система - он используется в API и при генерации документов. 4. Дайте описание: характеристики, для чего предназначен и т.д.. 5. Выберите к чему может быть применим справочник: - процесс и задача; - процесс; - задача. 1. сохраните внесенные данные Создание пользовательского ЭА Не отличается от создания типового элемента архитектуры. При выборе типа ЭА, выберите свой кастомный тип: alt text Использование кастомных ЭА в практике Не отличается от использования типовых ЭА.

Оверлеи по умолчанию

В системе можно настроить какие оверлеи отображать по умолчанию, всегда. И отображать ли оверлеи элементов архитектуры в виде развернутого списка или свернутого. А также какие настройки применять к диаграммам, которыми поделились с Вами - ваши настройки или настройки пользователя, который поделился с Вами диаграммой Для этого надо зайти на страницу Профиль ( https://stormbpmn.com/app/profile ), вкладку Настройки

Как удалить роль с задачи

Чтобы удалить роль с задачи есть 2 варианта: а) встать на задачу с которой желаете удалить роль и в правом меню на вкладке "Элементы архитектуры" в окне "Роль" нажать на крестик б) нажать на название роли в оверлее над задачей - откроется её карточка. В ней перейти на вкладку “Участвует в процессах”. В ней найти задачу с которой надо удалить эту роль и справа от неё нажать на корзину удаления связи роли с этой задачей. Видео с примером https://youtu.be/WyG09b8eKow Если видео недоступно, то его дубль можно посмотреть в ВК-видео: https://vkvideo.ru/video-227313390_456239226

Как разорвать связь роли с диаграммой

Связь роли с диаграммой означает, что роль назначена на один или несколько элементов (задач) в этой диаграмме через оверлей. Разорвать такую связь можно двумя способами: прямо из редактора диаграммы или через карточку роли. Способ 1 — Из редактора диаграммы Этот способ подходит, если нужно убрать роль с конкретного элемента и известно, в какой диаграмме он находится. 1. Открыть диаграмму, в которой назначена роль. 2. Навести курсор на оверлей роли над нужным элементом — в правой части оверлея появится кнопка ×. 3. Нажать × («Убрать роль»). Роль будет удалена с элемента. Оверлей перейдёт в режим «ghost» — на нём можно будет назначить новую роль. Способ 2 — Через карточку роли Этот способ подходит, если нужно удалить все или часть связей роли сразу, не переходя по диаграммам. 1. Открыть страницу управления ролями (Команда → Роли). 2. Нажать на название нужной роли — откроется карточка роли. 3. Перейти на вкладку Участие в процессах. 4. В таблице найти задачу, диаграмму с которой необходимо разорвать связь 5. Нажать кнопку удаления (иконка корзины) в столбце «Действия». 6. Подтвердить удаление связи в диалоге. Связь роли с элементом будет разорвана. Роль на элементе в диаграмме исчезнет. Частые вопросы В: Удалится ли сама роль при разрыве связи с диаграммой? О: Нет. Разрыв связи убирает роль только с конкретного элемента диаграммы. Сама роль и все её остальные связи сохраняются. В: Можно ли разорвать сразу все связи роли со всеми диаграммами? О: Через карточку роли (Способ 2) можно удалять связи по одной — массового удаления всех связей нет. Каждую связь нужно удалять отдельно. В: Разрыв связи отменяем? О: Нет. После подтверждения удаления связь восстановить через интерфейс нельзя. Нужно будет заново назначить роль на элемент в диаграмме.

Как добавить элемент архитектуры на задачу и удалить его с задачи

Элементы архитектуры (ЭА) в Stormbpmn — это системы, документы, коммуникации и другие ресурсы, которые задействованы при выполнении задачи. Их привязывают к задачам диаграммы, чтобы показать, какие системы и документы участвуют в процессе. В этой статье — как добавить элемент архитектуры на задачу и как убрать его с задачи тремя способами. О том, что такое ЭА и как их создавать и настраивать, рассказано в статье «Элементы архитектуры». Работа с элементами архитектуры доступна на платной подписке TEAM или Enterprise. Добавлять и убирать элементы может администратор команды или участник с правом редактирования диаграммы. Способ 1. Через окно «Дополнительные настройки» Открыть диаграмму и выделить нужную задачу. Рядом с задачей появится меню действий — в группе «Инструменты» нажать «Дополнительные настройки». Открыть «Дополнительные настройки» задачи Откроется окно «Описание элемента». На вкладке «Роли и элементы архитектуры» найти поле «Элемент архитектуры», открыть выпадающий список и выбрать нужный элемент. Список можно сузить через строку поиска. Если подходящего элемента ещё нет, его можно создать кнопкой «+» справа от поля (подробнее о создании — в статье «Элементы архитектуры»). Выбрать элемент архитектуры из списка Выбранный элемент появится в поле. Нажать «Сохранить» — элемент привяжется к задаче и отобразится оверлеем на схеме. Сохранить выбранный элемент Чтобы убрать элемент с задачи, в этом же окне открыть список «Элемент архитектуры» и снять отметку с нужного элемента (или нажать «✕» в поле, чтобы очистить его полностью). Затем нажать «Сохранить». Снять отметку с элемента архитектуры Способ 2. Через правое меню редактора Выделить задачу — справа откроется панель свойств. Чтобы добавить элемент, в поле «Элемент архитектуры» открыть список и выбрать нужный элемент (или создать новый кнопкой «+»). Чтобы убрать элемент — открыть список и снять с него отметку. Изменения применяются сразу, отдельно сохранять не нужно. Поле «Элемент архитектуры» в правом меню редактора Способ 3. Через оверлей под задачей Навести курсор на задачу — под ней появится бледная плашка «Элемент архитектуры» со значком документа. Нажать её и выбрать элемент из списка — он сразу привяжется к задаче. Бледная плашка «Элемент архитектуры» под задачей Чтобы убрать элемент, навести курсор на его плашку под задачей и нажать «✕» рядом с названием. Элемент сразу убирается с задачи. Убрать элемент кнопкой «✕» на оверлее Убрать с задачи — не то же самое, что удалить из справочника Когда элемент убирают с задачи, разрывается только связь с этой задачей. Сам элемент остаётся в справочнике команды и в других задачах, где он используется. Полностью удалить элемент можно только в справочнике элементов и только если он нигде не используется на диаграммах (см. статью «Элементы архитектуры»). Частые вопросы В: Можно ли добавить на одну задачу несколько элементов архитектуры? О: Да. В поле «Элемент архитектуры» можно отметить несколько элементов — все они будут привязаны к задаче. В: Почему я не вижу поля «Элемент архитектуры»? О: Работа с элементами архитектуры доступна на платной подписке TEAM или Enterprise. Также нужны права на редактирование диаграммы. В: Увидят ли изменения другие участники? О: Да, после сохранения изменения видны всем, у кого есть доступ к диаграмме.

Экспорт и импорт элементов архитектуры в Excel

Элементы архитектуры можно выгрузить в Excel и загрузить обратно. Так удобно переносить справочник между командами или инсталляциями, заполнять его массово и править сразу много элементов, не открывая каждый по отдельности. Где находятся кнопки В левом меню открыть раздел «Архитектура» → «Элементы». Кнопки «Экспорт» и «Импорт» находятся справа вверху, рядом с поиском. Кнопки «Экспорт» и «Импорт» Кнопку «Экспорт» видит любой, кому доступен просмотр элементов архитектуры. Для кнопки «Импорт» нужно ещё право на создание элементов. Экспорт в Excel Нажать «Экспорт». Браузер скачает файл .xlsx со всеми элементами архитектуры команды и её пользовательскими типами. В файле есть отдельные листы: - «Пользовательские типы» — типы, которые команда создала сама; - по листу на каждый стандартный тип: «Системы», «Документы», «Коммуникации», «Клиенты», «Данные», «Сущности», «Действия», «Прочее», «Без типа»; - «Пользовательские» — элементы пользовательских типов. Колонки на листах элементов: ID, Название, Описание, Статус, Цвет, Внешний ID, Внешняя ссылка. На листе «Пользовательские» есть ещё колонка «ID пользовательского типа» — через неё элемент связан со своим типом. Как заполнять файл Проще всего сначала сделать экспорт и править уже готовый файл. Листы нельзя удалять и переименовывать, колонки — тоже: импорт такой файл не примет. Пустые листы оставить как есть. - ID — чтобы добавить новый элемент, оставить ячейку пустой. Если указать ID, которого нет в команде, элемент тоже создастся, но с новым ID. - Название — обязательное поле. - Статус — одно из значений: «Новый», «Внедряется», «В эксплуатации», «Выводится из эксплуатации», «В архиве». У нового элемента без статуса ставится «Новый». - Цвет — в формате HEX, например #4F46E5. - Внешний ID — не должен повторяться у разных элементов. На листе «Пользовательские типы» поле «Связывается с» принимает значения «Процессы», «Действия» или «Процессы и действия», а «Тип данных» — «Строка», «Число» или «Дата». Ограничения на файл: только .xlsx, не больше 5 МБ и не больше 10 000 строк на всех листах вместе. Импорт из Excel 1. Нажать «Импорт». 2. Выбрать файл или перетащить его в окно. 3. Выбрать режим импорта (подробнее о режимах — ниже). 4. Нажать «Проверить». Выбор файла и режима импорта Режимы импорта «Только добавить» — создаются только новые записи. Элементы, ID которых уже есть в команде, пропускаются и не меняются. «Добавить и перезаписать записи с совпавшим ID» — новые записи создаются, а у существующих значения заменяются данными из файла. Для этого режима нужно право на редактирование элементов архитектуры. При перезаписи пустая ячейка необязательного поля очищает текущее значение, включая статус. Поэтому перед перезаписью лучше сделать свежий экспорт и править его, а не старый файл. Предупреждение при перезаписи Чтобы изменить пользовательские типы, нужны права администратора команды. Типы, которые в файле не менялись, пропускаются. В обоих режимах элементы, которых нет в файле, остаются как были — импорт ничего не удаляет. Проверка и запуск Пока идёт проверка, в команде ничего не меняется. Если ошибок нет, откроется сводка: сколько записей будет создано, обновлено и пропущено. Если всё верно, нажать «Запустить импорт». Результат проверки После импорта откроется итог с числом созданных, обновлённых и пропущенных записей, а список элементов обновится сам. Кнопка «Новый импорт» запускает загрузку следующего файла. Итог импорта Если в файле есть ошибки При ошибках кнопка «Запустить импорт» недоступна. Для каждой ошибки указано, что не так и где её искать: лист, строка и колонка. Нужно исправить файл, нажать «Назад», выбрать исправленный файл и проверить его снова. Ошибки в файле Кроме ошибок, в окне бывают предупреждения — они импорт не останавливают. Например, если цвет указан не в формате HEX, элемент загрузится без цвета. Импорт выполняется целиком или не выполняется вовсе. Если что-то пошло не так уже во время записи, в команде ничего не изменится. Если элементы успели поменять между проверкой и запуском, появится просьба повторить проверку. Как перенести элементы в другую команду или инсталляцию 1. В исходной команде нажать «Экспорт». 2. В другой команде открыть «Архитектура» → «Элементы», нажать «Импорт» и загрузить этот файл в режиме «Только добавить». ID из чужой команды в новой не найдутся, поэтому все записи создадутся с новыми ID. На каждую такую строку проверка покажет предупреждение — это нормально. Связи элементов с их пользовательскими типами при этом сохраняются. Частые вопросы В: Удалятся ли элементы, которых нет в файле? О: Нет. Импорт только добавляет и обновляет записи. В: Почему нет кнопки «Импорт»? О: Для импорта нужно право на создание элементов архитектуры. Его выдаёт администратор команды. В: Почему недоступен режим перезаписи? О: Для перезаписи нужно право на редактирование элементов архитектуры. Его выдаёт администратор команды. В: Можно ли загрузить файл в формате CSV или старый .xls? О: Нет, только .xlsx. Файл в другом формате можно открыть в Excel и сохранить как .xlsx. В: Переносятся ли роли? О: Нет, этот импорт и экспорт работают только с элементами архитектуры и пользовательскими типами. Частые формулировки выгрузить элементы архитектуры в Excel, загрузить элементы архитектуры из Excel, массовое создание элементов архитектуры, перенести ЭА в другую команду, импорт систем и документов, экспорт справочника элементов, перенос элементов архитектуры между инсталляциями